行動前思考5秒鐘

【好書推薦】行動前思考5秒鐘,擺脫費力又瞎忙的職場冏日子

同樣都是在職場上工作,你有想過為什麼有些人總是能夠獲得好評呢?

這些獲得好評的人逐漸被託付更為重要的責任,升上了主管職位,反觀同期的其他人,依然過著窮忙、瞎忙的日子…

你想要成為前者還是後者呢?如果是前者的話,Jacky今天就來介紹「行動前思考5秒鐘,擺脫費力又瞎忙的職場冏日子」這本經典書籍,帶你分析成功的人究竟在背後做了哪些努力

什麼人適合看這本書?

  • 想要拿出工作成果擺脫「卡住」職場的人
  • 已經每天加班了卻總被事情追著跑的人
  • 為了實現更多目標需要釋放工作時間的人

誰是鳥原隆志?

鳥原隆志

日本最受矚目的企業講師、「籃中演練思考研究所」創辦人,以日本獨一無二的籃中管理術顧問身分,指導過超過280家企業,成功改造超過3,000名商業人士,教你如何在有限時間內拿出最好的工作成果

本書建議只要稍微改變日常行動模式,只需要多出一個行為,研究顯示有9成的工作能夠順利推行,這個行為就是:「在行動之前花5秒鐘思考」,書中除了教導你成功的職場秘訣之外,更透過貼近日常職場生活的情境演練,帶你思考遇到問題時該如何做出最適當的處置,讓你無論工作、職場都不卡關。

以下Jacky將帶你了解5個作者所提到高效率工作心法,Let’s go!

5種高效率的工作心法

#1 思考什麼是真正該解決的問題

思考真正的問題

遇到問題的時候,作者建議在行動之前先花5秒鐘思考,唯有搞對問題的所在,才能夠根本的解決問題,現在Jacky希望你假設一個情境:「作為一名業務員,你連續三個月的業績課內最後一名,課長把你叫過去,希望你解釋業績如此差勁的原因,你的回答是….」

「應該說我運氣不好嗎?每次總是被敵對公司的業務搶先,課長,我下個月會更努力的,請再給我一次機會」,這樣的回答看似冠冕堂皇,但其實對於主管來說是完全不及格的回應。

首先你完全沒有去思考什麼是真正該解決的問題,並且把問題歸咎於運氣,其次怎麼可能每一次都是敵對業務先行開發呢?這其中一定有問題!作者建議透過3個「為什麼」來反問自己,藉以得出問題的答案。

第一問「為什麼我的業績總是這麼差呢?」,得出初步問題的答案是「客戶總是被敵對公司業務所搶走」,必須深入思考問題,不要輕易的推給運氣或其他理由。

第二問,「為什麼敵對公司業務總是能夠搶先呢?明明有時候客戶是我先開發的?」,深入追深後得出問題的答案是「客戶在猶豫期的時候我沒能把握住」,已經有更聚焦一下問題囉,keep going!

第三問,「為什麼客戶在猶豫期的時候我沒有把握住呢?究竟問題出在哪裡?」,檢討之後得出答案是「由於我習慣性拖延,客戶請我補充資料時通常會讓他等了一下,而敵對公司的業務馬上就提供資料,所以錯過了客戶的猶豫期,並且我只會在郵件寄出後靜靜等待客戶的回復…」。

這個問題中,真正該解決的問題是運氣嗎?還是不夠努力呢?都不是,而是要改掉自己的拖延症,在客戶的猶豫期時以最快速度提供客戶需要的補充資料,並且與客戶聯繫確認,確保客戶有收到資料,再適當的推薦一下自家產品,如此是不是比慢吞吞給資料,並且靜靜等待客戶回復來得有希望獲得訂單呢?

#2 思考工作的優先順序

工作優先順序

作者在實際進行演練時,會要求學員在60分鐘之內完成20項左右的待辦事項,但事實上這些待辦事項被設計得根本無法在時間內完成,你猜猜看,做不出成果的人是怎麼做的呢?當他們拿到課題之後,就立刻很努力的從第一件事情開始著手處理,雖然很認真但卻得不到應得的成效。

反觀做出成果的人,拿到課題之後他會在行動之前花5秒鐘思考,思考從哪一件事情開始做,什麼事情是最重要、最優先要處理的,甚至是哪兩個事情可以連貫、合併處理,兩者之間的差別就在於有沒有加入思考的步驟而已

現在Jacky希望你假設一個情境:「你是某家企業的經理,想要趁著今天出差的空檔,拜訪幾家廠商,因此你事先透過郵件聯繫了4家廠商,詢問是否能夠公司進行新產品的提案,幸運的是4家都回復了,不過算一算時間頂多只能拜訪2家,看了看郵件的內容,你該如何排定優先順序呢?」。

  1. 資本額3,000萬「想了解貴公司商品詳細情形,請務必來提案」。
  2. 資本額1億「可以過來聊聊,但目前對此產品仍在考量階段」
  3. 資本額1,000萬「負責人不在,由我代替他來了解商品情形」
  4. 資本額5,000萬「已購入這項產品,如果是來打招呼,可以安排」。

如果今天是以開拓新訂單為出發點,A跟B兩家廠商的優先順序一定高於C跟D,因為A廠商是明確有表明對於公司產品有興趣的廠商,B跟C都處於考量階段,但是B的資本額遠大於C,因此優先順序應為A>B>C>D。

行動前思考5秒鐘,擺脫費力又瞎忙的職場冏日子

#3 思考什麼是不可容許的失敗

不可容許的失敗

無論是在日常生活或是職場,我們每天可能都在經歷各種失敗,例如忘記攜帶雨具、沒趕上高鐵錯過與客戶的會議等,在多變的職場上想要做到完全沒有失敗的紀錄,基本上的可能為零,作者並不是在為失敗找理由,也不是代表失敗沒關係,最重要的是要思考絕對不要做出不可容許的失敗

所謂可以容許的失敗及不可容許的失敗,是由事件的影響度來判斷,可以容許的失敗雖然或多或少會影響別人對你的看法,整體來說還算能夠接受,只要注意不要重複再犯就好了,不過不能容許的失敗是會動搖到主管對你的信任,甚至動搖到你的工作…

現在Jacky希望你假設一個情境:「你正在製作要給公司一位大客戶的企劃書,客戶有強調請一定要在下午3點之前寄出,由於你非常細心對於企劃書內容及細節都相當講究,好不容易趕在2點55分完成了,為了保險起見還印了紙本出來檢查,結果發現有一行字的字體沒有沒有改到,連忙訂正完畢後將電子郵件寄出,抬頭看了看時間已經3點02分了…」。

「接著你收到客戶的回信,告訴你由於錯過截止時間,這次的提案內容將無法納入參考,也就是就在剛剛你讓公司失去了一位潛在可能的大客戶…」,從這個案例可以發現到,你並不是對於工作不認真,相反的你非常細心執著,但成功與失敗差別只在於你沒有區分什麼是不能容許的失敗

請你開始思考這個案例中不能容許的失敗又是什麼呢?客戶已經強調一定要在下午3點前將企劃書寄出了,所以不管什麼原因一定不能容許的就是3點之後寄出,並且要預留時間寄出後再向客戶確認有沒有收到,相反的,企劃書內容及格式雖然也重要,但一點小缺失並不是不能容許的失敗,後續在客戶允許的情況下再進行修正即可。

在任何行動之前都應該先思考5秒鐘,想清楚什麼事情是不能容許的失敗,並且極力去避免,才不會因小失大,為自己的職涯帶來風險。

#4 思考如何將事情一次完成

一次完成

工作時切莫養成分期付款的心態,只要沒有還清的部分就會產生利息,更何況還有臨時的交辦事項,利息一多就會陷入總是被工作追著跑、不管怎麼加班待辦工作仍不同出現的冏境,因此如何在工作當場做個結束,將事情一次完成是一件很重要的事。

作者提到除了要戒除「之後再做…」、「明天一定處理…」的拖延症外,在行動前先花5秒鐘思考,如何將事情一次完成更是重要。

現在Jacky希望你假設一個情境:「主管正在進行新進員工的教育訓練,臨走前把一個名為題庫與解答的檔案傳給你,請你協助列印5份送到教室,由於時間緊迫匆忙間你列印了5份文件,並直接裝訂起來,一進到教室你就被主管糾正,你有看過把題目跟答案訂在一起的嗎?」

作者建議就算再匆忙也要給自己5秒鐘的時間,思考如何將事情一次完成,正確的方法應該是將題目與解答分別裝訂,因此總共會有5份題目及5份解答,如果你直接拿著5份文件進去可就糗大了,必須要現場拆釘,並且重新裝釘,這就是沒有思考如何將事情一次完成的差別所在了。

#5 思考如何讓自己更有效率

讓自己更有效率

不但要懷疑目前的做法是否最有效率外,更要在行動之前花5秒鐘思考該怎麼做才會更有效率呢?例如作者曾經在量販店請2位店員分別從箱子裡取出橘子,並且將5個裝成一袋,再用膠帶封好並貼上標籤,結果他發現一樣的工作,2名店員的流程卻有大大的不同。

A店員採取傳統的方式,將橘子從箱子裡拿出來後開始依序裝袋、封膠跟貼標籤,B店員則是先裁好一段一段的膠帶,沿著桌緣貼了一排,接著把紙袋都個別打開之後,才開始裝袋,結果你猜猜,究竟是誰的效率比較好呢?當A店員裝完半箱時,B店員已經裝滿整整一箱了。

由於B店員在行動前會思考要怎麼樣做才有效率了,實際執行時才能達到這麼好的成效。

結尾

本書強調利用簡單的方式,只要在行動前思考5秒鐘,透過正確且有效的方法能夠在有限的時間裡,創造最大的成果,作者非常擅於舉生活及職場上案例,並藉由情境演練的方式,訓練你思考且加深印象,進而內化成自身的能力。

本書更傳授了15種高效思考能力,Jacky只是簡單列舉幾種我個人認為比較重要的能力,全書更為精闢且精彩,算是Jacky看過最擅長情境模擬的作者了,如果想要擺脫瞎忙、窮忙的朋友們,本書一定會有很多你所熟悉的畫面,經過作者的分析與指引,相信一定會有所收穫!

行動前思考5秒鐘,擺脫費力又瞎忙的職場冏日子

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