提升工作效率

【2020】如何提升工作效率?哈佛菁英的8種實用技巧

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許多社會新鮮人因為對於業務不熟悉,導致工作時間分配不均而加班,工作一段時間的人則因為拖延症及缺乏工作規劃而加班,事實上每個人一天都只有24小時,下班時間還留在公司,也意味著將排擠到你的其他時間

如果公司內部存在「加班文化」,雖然Jacky也不認同這樣的「陋習」,不過假如老闆及主管們相當在意的話,建議還是配合「假性加班」比較好,如果沒有以上情形,卻還是需要加班的話,或許你可以試試看以下8個提升工作效率技巧

提升工作效率的優點?

1. 擴大與同事之間差距

試想在職場上如果你和周圍同事,都以相同的速度、學習相同新知、做相同的業務,你要怎麼在同事間脫穎而出呢?在職場上要秉持著「做得更快才能學到更多」的精神,擅用工作效率所帶來時間優勢,提升自己在主管面前的能見度。

2. 增加自由分配的時間

所有的上班族們的「上班時間」,都是需要服從於老闆或主管指揮、監督之下的「工作時間」,唯一能夠自由分配的時間就只剩下,下班後到隔天上班前的時間,在上班時間提升工作效率所節省下的時間,才能做更好的分配,例如享受生活、陪伴自己心愛的人等等。

3. 建立自己的斜槓事業

不論是基於興趣想要豐富生活或是想要增加額外收入,要建立一門「斜槓事業」絕對需要花費非常多的時間,才能夠從無到有建立起來,例如健身教練、youtuber或是像Jacky一樣經營網站,都必須要提升工作效率,才能有足夠時間可以來運用。

如何提升工作效率

提升工作效率書籍

誰是石塚孝一?

哈佛商學院教我的30歲就定位的成功術』作者,被譽為哈佛的職場超人6倍速工作理論的創始人以普通人的3倍效率完成2倍的工作,透過這樣的技巧,他29歲成為路透社最年輕的部長、34歲成為新華金融社CEO、38歲自行創業成為上市公司的社長。

接下來Jacky要跟你分享,石塚孝一先生在書中分享的8個實用技巧,let’s go!

提升工作效率的8種技巧

#1 填滿空閒的上班時間

首先所有認為自己上班時間不夠用的人,可能並不是真的時間不夠用,建議使用手寫的時間表或google行事曆,紀錄自己整天的行程,將每天的行動能見化,你將可以清楚找到空閒的時間,接著就嘗試著填滿它

#2 預先做好工作規劃

每天下班時花點時間思考,隔天有什麼事項是一定要完成的,將事情依據「輕、重、緩、急」分類,在腦中模擬工作流程及需要注意的地方,最好能夠在記事本上條列下來,完成後將該項目劃掉,避免造成遺漏,並且要注意不要太過執著於寫記事本的方法,以免浪費時間。

#3 一次做完簡單事情

如果一見事情能夠「馬上做完」,例如可以立即回覆的信件、5分鐘內可以結束的電話,那就千萬不要拖延,直接就在當下解決,並且要注意到細節盡量一次完成,例如一通電話就把問題問完,不要同一件事情做了兩三次,如此後續才有時間與精力專心處理重要的事情。

#4 專心處理一件工作

根據研究顯示,世界上能夠有效率同時進行2件工作的人,只有不到2%,剩下98%的人都會因為注意力不夠集中而影響到了原有的效率,因此必須把所有作業分開進行,集中處理「相同類型」工作,例如郵件歸郵件、電話歸電話,專心處理一件工作,比多件工作效率高得多。

#5 運用午休時間重整

午休時間最好能夠換個環境,與工作完全隔絕,並且完全不碰公事,讓身體跟心靈整個放鬆下來,透過適當的休息,重新調整工作的節奏,才不會影響到下午的精神及判斷力,繼續高效率的工作內容。

#6 養成固定作息及健康身體

在有了工作壓力、經濟壓力甚至家庭壓力之後,睡眠的循環變得相當重要,如果沒有固定作息,可能會造成睡眠品質下降,甚至失眠的情況發生。更重要的是擁有健康的身體,盡量培養運動、飲食均衡的好習慣,戒除抽菸、喝酒的壞習慣,別讓身體不適影響到工作表現。

#7 今日事今日畢的工作態度

假如工作做到一半,不要因為下班時間到了就急忙下班,因為這樣而被迫停頓,隔天還要從頭進入狀況,非常沒有效率,並且中途放棄的結果,可能讓心中也掛念著未完成的工作,就算上床睡覺了也很難進入睡眠。試著把今天所有工作完成再離開辦公室,反而會有種目標達成的成就感。

#8 善用零碎的通勤時間

在通勤前往公司的路上,別將時間浪費在看一些花邊新聞及沒有幫助的影片上,步行到捷運站可以戴上耳機訓練英文聽力,在捷運上可以處理尚未回覆的信件、準備提案及報告內容,甚至可以訓練自己比較車廂內廣告的內容,思考文案好與不好的理由,對於學習文案及行銷都頗有幫助。

想要學習如何提升工作效率的朋友們,心動不如馬上行動,改變從此刻開始!

結論

企業普遍發現到,新時代的年輕人對於升遷沒有太多的耐心,兩年、三年沒有升遷的機會,便會把原公司當作跳板,準備跳槽到其他公司。考慮到青年的感受,企業增加了許多「儲備幹部」的職缺,只要受訓通過、表現良好,一兩年內升為主管都是有可能的,但多數青年卻沒有認知到…

快速升遷的前提在於工作績效、工作表現,當你和所有人都以一樣的工作速度,卻想著獲得升遷的機會,你覺得有可能嗎?唯有盡可能提升自己的工作效率,做得比別人快,才有時間可以學習,才有時間可以來解決老闆面對的問題,創造出無可替代的個人價值,你才能成為升遷的不二人選。


13 則迴響

  • willow

    2020 年 6 月 2 日

    最近工作很忙碌,真的要利用很多瑣碎的處理雜事跟排程XD
    一直拖拖拉拉真的就會直接快轉到下班時間事情都還沒做完

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    • Jacky Hong

      2020 年 6 月 10 日

      willow 你好,建議可以將自己整天的工作能見化,發掘空閒的時間,再把同樣性質的雜事分類一次處理,以Jacky本身的經驗來說,可以節省滿多時間的,如果拖到下班還無法完成,不但可能會影響到自由分配的時間,也會讓自己就算下班了也還無法完全放鬆。

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  • 2020 年 6 月 2 日

    這本書真的很棒
    謝謝推薦唷!

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    • Jacky Hong

      2020 年 6 月 10 日

      葉你好,「哈佛商學院教我的30歲就定位的成功術」是Jacky少數看過覺得豁然開朗的書籍,很多職場上的問題能夠迎刃解開,不但有提升工作效率方法、增加自己能見度的技巧及面對主管、下屬的溝通眉角,可以說是非常實用,有興趣的話也可以點擊連結試閱看看。

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  • Wendy

    2020 年 6 月 3 日

    個人價值需不斷提升,不怕找不到工作

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    • Jacky Hong

      2020 年 6 月 14 日

      wendy 你好,誠如你所說的只要個人價值提升,其實不怕找不到工作,如果因為疫情影響暫時找不到工作,也千萬不要灰心,好好利用這段時間來充實自己,培養職場必備的工作技能,甚至可以建立個人的品牌。隨著提供價值能力的提升,無論工作或薪水也會更加優渥。

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  • Chopin

    2020 年 6 月 3 日

    我也正在努力提升專注度與效率,
    感謝版主分享~

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    • Jacky Hong

      2020 年 6 月 14 日

      Chopin 你好,Jacky個人認為在這個資訊爆炸的時代,最重要的就是培養自己的專注力,每個人每天接收到的訊息實在太多了,常常在做一件事情的時候,被電子郵件、聳動標題、賴訊息、Youtube上片通知所打斷,分心的結果就是事情做不完或者相當沒有效率。因此建議一次專心處理一件事,並且同種類的事情,例如回復賴訊息,就一次統一進行處理,其他時間就不要分心,做好當下應該做的事情,類似政委唐鳳使用的番茄鐘概念,每30分鐘工作分配為:專心工作25分鐘+5分鐘處理雜事(回復訊息、撥打電話等),Jacky 個人使用起來是覺得效率提升滿多的,也提供給你試試看~

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  • 馬克的足跡

    2020 年 6 月 4 日

    說的容易做的難

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    • Jacky Hong

      2020 年 6 月 14 日

      馬克的足跡你好,沒錯!這就是問題的所在了,就如同我們都知道,每天運動對身體健康很好,但是卻根本不會去運動一樣,該如何解決這樣的問題呢?最簡單有效的作法就是養成一個「習慣」,心理學中有一個「21天效應」的理論,從無到有要建立一個身體自動記憶的習慣需要花費21天的時間,有了習慣之後將大大降低執行的困難度,而根據「原子習慣」一書作者所提供的方式,建立新的習慣可以從舊有的習慣來延伸,例如你每天下班前會將桌面整理乾淨再下班,可以延伸為「整理桌面前我要將隔天工作規劃安排好」,透過這樣的方式能夠快速且有效的養成新的習慣,進而提升工作效率囉,分享給你。

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  • daniel

    2020 年 6 月 5 日

    感謝版主細心的解說分享,從中學到很多可以精進自己的地方

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    • Jacky Hong

      2020 年 6 月 14 日

      daniel 你好,很高興可以幫助到你,學習到這些方法之後呢,也不要忘記要實際運用喔,透過提升自己的工作效率,做得比別人快、學得比別人多,並且試著去思考工作上還有什麼地方可以提升的,無論是職場升遷還是經營個人的事業,相信都會比身邊的人更有能見度,能夠提供更多的價值。

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