時間管理

【2020】時間管理的8個必修學分

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時間的小故事

請你閉上眼睛開始想像,你是富比士億萬富翁排行榜的第三名,身價高達800億美元的股神巴菲特,有一天真的發生電影中的情節…喪屍病毒大規模感染了人類,到處都是見人就咬的喪屍,你帶著所有珍藏的紙本股票與最愛的黑膠唱片跳上車子跟司機開始亡命天涯…

隨著喪屍數量愈來愈密集,司機喘著氣,懇求你丟棄一些不需要的東西減輕負重,以加速擺脫喪屍群,這個時候你會丟掉什麼?

當然是比較起來毫無價值的黑膠唱片,而不是紙本股票阿!你一定這樣想吧,這算是哪門子的笨問題?

其實在日常生活中,我們做得跟我們所想的,經常是兩回事。絕大多數的人常去珍惜的是黑膠唱片這種短暫的娛樂,卻輕易丟棄真的貴重的紙本股票,也就是時間

什麼人需要做時間管理

1. 好像很忙,卻又說不出自己到底忙了什麼,對於消逝時間產生惋惜感的人。

2.想要活得從容、活得優雅,做到自己理想中的事,不負此生的人。

為什麼要做時間管理

#1 一生可自由支配時間,其實不多

為什麼這樣說呢,Jacky在這邊簡單試算給你看,假設我可以活到80歲,我的一生相當於擁有24小時*365天*80年=700,800小時,扣去一天8個小時的睡覺時間只剩16*365*80=467,200小時,再扣去8歲以前記憶模糊及人生最後2年可能臥病在床的時間24*365*(8+2)年=87,600小時,只剩467,200小時- 87,600小時=379,600小時。

這還沒有扣除從小被逼著考試念書、上自己不喜歡的班及家庭照顧的時間,實際上我們一生中能自由分配的時間,可能不到30萬個小時

時間

#2 專長需要靠時間來培養

一萬個小時定律是由美國著名作家丹尼爾·科伊爾所提出,在持續觀察與訪問世界上最成功的足球員、小提琴家、飛行員及各類頂尖人物,他反覆的證明了「人們眼中所謂的天才,並非天資高人一等,而是付出持續不斷的努力,1萬小時的淬鍊是任何人從平凡變超凡的必要條件」。

1萬小時,如果以每天工作8小時,每週工作5天來做計算,那麼成為一個領域的專家至少需要5年時間。如果一天花費3個小時來練習,則必須花費大概10年時間,才能成為該領域專家。 由此可知,人的一生中大部分的專長都是需要時間來培養的,而愈早開始時間規劃,也才更有機會成為所謂的專家與權威。

在這個資訊爆炸的時代,人們相當依賴快速篩選訊息的管道,因此更加傾向去相信專家與權威,透過時間管理早日成為專家與權威對於你的職涯規劃也是大有幫助的,你也才更有機會掌握自己職涯,進而掌握自己的人生。

時間管理的8個必修學分

#1 懂得分割自己的情緒

生活中有沒有這種經驗,好不容易規劃好出國旅行的行程,卻因為其他原因而沒有吃到朝思暮想的食物、沒有看到波瀾壯闊的景色、沒有住到美輪美奐的飯店,如果你在過程中一直糾結在這個環節,後面的旅途再怎麼精彩,你也感受不到了。

生活中總是會有許多負面情緒,「如果剛剛有吃到屋馬燒肉就好了」、「如果當初選擇讀理工科就好了」、「如果上司選擇我升任課長就好了」,如果你一直卡在這些情緒中,離不開自己設定的時間監牢,將會比做錯事情更加浪費時間。

記住一點,卡住不動,比做錯事情更浪費時間

如果你深陷在這樣的情況之中,懂得適時喊「卡」,分割自己的情緒,終止負面情緒的發作是最重要的,分割是心境的管理,也是時間管理的不二法門。

#2 定速完成設定的小目標

如果你想要完成一個目標,你更要懂得分割目標與時間的重要性,做任何事情前都可以把自己想像成補習班老師,自己安排進度,將一個大目標,分割成小目標,再把自己放在定速的軌道上,每個週期定量完成一些任務,你就會達成目標。

成功的祕訣在於人們信任定速的軌道,固定,是一種保證,也使人感到安心,形成習慣後,更大大增加達成目標的可能性。

舉例來說厚重的多益參考書,長久以來可以說是我的心魔,每次下定決心總是堅持個幾頁就破功,再被我分割成十等份後,我開始了每週完成十分之一的任務,目標相當明確也不難達成,又因為逐步完成的感覺相當踏實且有成就感,最後我順利征服多益參考書。

#3 想完成一件事,力行減法原則

身邊有不少人,明明在一定的時間內必須完成一件事情,卻又可以觀察到,他們卻邊工作、邊吃零食、邊回訊息、邊划臉書、邊看Youtube,明明隔天早上要交件、要報告,卻拖到了午夜還沒完成,心裡一急更是確定要delay了。

如果你真的想要完成一件事情,學習力行減法的原則,關掉會打擾你的聲音吧!排除所有會為你帶來障礙的東西吧!千萬別同時間給自己太多選擇。專心的要訣,就在於減少自己的選擇,如此才能夠心無旁騖的走在主線上,才能在有限的時間裡,創造無限的可能。

#4 做得對比做得快重要

現在人追求效率,重視時間的出發點是好的,但是把一件事情做得對,絕對會比把一件事情做得快來得更有效率。眾所皆知在商場做生意,最重視如何搶得先機,因為先機即是商機,為了讓新產品比競爭對手早發布、早上市或是上網販售,時間非常重要,但問題點就是出現在這個「快」字。

蘋果戴爾電腦都曾經因為追求速度而沒有反覆檢查,發生了網路商品標錯價的問題,佛心的超低價瞬間引爆的搶購風潮,後續更是付出大量的時間與補償金處理,戴爾公司更是被消費者一怒之下告上法庭,若是沒有做好危機處理更可能傷及企業的形象,為了求快反而付出代價實在不划算!

#5 不要浪費時間來解決自己創造的問題

在面對讓自己不悅或是不耐煩的事情,切記要學習忍耐,試想,忍不過是一分鐘、半小時的事情,但為了收拾殘局,要花費的可能是三天、一個月,甚至可能與人終身為敵,實在非常不划算。

舉例來說,知名作家吳淡如曾經在一篇文章中把她引用的幾個章節名稱寫錯了,竟然被媒體界的前輩寫了一大篇文章來罵她無知,更是在出席公開場合有記者現場連線問她的感想,當時她的回應是,低著頭,說聲:「謝謝前輩的指教,我感到非常抱歉」。

她寧可認錯忍耐一時,換來的是隔天完全沒有媒體再追深這則報導,她深知如果為了宣洩一時的氣憤,引發筆戰,與前輩一來一往間,反而會浪費更多時間來解決自己所創造的問題。

能在最短時間,採取最有效的方式弭平糾紛,就是最好的時間管理。

#6 向時間殺手說不

你必須自己認知到什麼人、事、物是你的時間殺手,並且有意識的遠離。舉例來說,現代文明病之一手機成癮症,症狀為動不動就低著頭打開手機,一抬頭才發現一個小時就這樣過去了,如果沒有控制一下自己,原本帶給你便利為你節省時間的手機,反而變成了時間殺手

而總是在抱怨及老是不準時的人也是時間殺手的一種,你會發現跟這兩種人在一起的時候,大部份的時間都花費在沒有意義的抱怨及等待上,如果不趕時間倒還好,如果你趕時間,或者是你想做好時間管理,那就「有意識的」遠離這些朋友。

#7 擅用被囚禁的時間

在日常生活中總是會有一些無謂的等待時間,比如通勤的等待時間、銀行取完號碼票後等待辦理的時間、等待機場海關人員檢驗時間,甚至是火車或航班誤點的時間,正當別人抱怨謾罵時你選擇了前進,打開書本或線上學習課程,善用了監禁的時間,就不會覺得度日如年,而且得到成長。

準備一些你有興趣的事物,在不得不失去自由的時候,能夠或多或少做點事吧,畢竟你決定如何運用「不得不」的時光,將決定你成為什麼樣子的人

#8  不要相信自己的記憶力

在現在這個資訊爆炸世界中,任誰都不應該相信自己的記憶力,每天接受到的訊息、要處理的事情太多,若是全憑記憶力,一定會出錯。

如果你做的事情不影響別人,迷糊倒還情有可原,但是如果這件事將會影響到別人的權益或是增加不必要的困擾,甚至耽擱別人的人生,那請你不論透過什麼方法都要把事情好好記下。

就曾經發生台鐵臨時加開列車,卻因為人員迷糊並未把資訊確實記錄下來,導致跑馬燈及廣播均未顯示,車班大亂的窘境,後續反而必須花費更多時間來收拾善後,這也呼應到了#5不要浪費時間處理自己創造的問題,然而更重要的是,「別人」將會怎麼看待一個辜負他人時間的人,如果因此而失去他人信任不就因小失大了。

因為「一個辜負別人時間的人,也有可能辜負別人的人生,根本不值得信任」,千萬不要讓自己成為這種人。

結論

過去Jacky也常因為時間管理不佳而時常加班,並且有遲到及拖延的嚴重問題。我深知這將會對於我的職涯規劃帶來無可挽回的後果,因此我決心做出改變,在我閱讀了許多時間管理的書籍後,首先我定義了什麼是拖延?

拖延就是你知道這件事必須要做,而沒有去做,每當我想休息想偷懶的時候,我都會默念這句話,告訴自己趕快行動。靠著這個究極心法及超從容時間管理術上8個我覺得最為實用的技巧,我成功戒除拖延症及做好時間管理, 讓我在上班之餘,還有時間能夠經營網站分享更多知識給大家。

每個人的一天都只有24小時,想知道為什麼知名作家吳淡如能夠同時跨越主持、寫作、理財、創業領域,並且兼顧自己的興趣,到世界各地旅行、學攝影、學佛朗明哥舞、學玉石鑑定、開餐廳等,過著愈忙反而愈從容的生活,你千萬不要錯過了這本好書,唯有做好時間管理,才能夠管理職涯,進而管理你的人生

改變就從此刻開始。


18 則迴響

  • ting

    2020 年 1 月 23 日

    平常要上班,下班後扣除吃飯洗澡的時間,也只剩2小時左右的時間,可以自己運用的時間,根本少之又少!學會時間管理,可以把時間做最有效率的運用!

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 23 日

      ting你好,除了可以透過定速完成設定小目標、力行減法原則、向時間殺手說不的方式,將睡前自由運用的2小時做最有效率的運用,也可以擅用被囚禁的通勤時間、等待時間,將原先無用的碎片時間加以利用,讓你能夠早日達成自己的目標。

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  • ChenTzuchi

    2020 年 1 月 23 日

    真的要好好規劃時間!不然有時候滑一滑手機時間就沒了

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 23 日

      ChenTzuchi 你好,手機真的是頭號的時間殺手!但其實可以仔細去思考一下,到底自己需不需要透過手機知道這麼多資訊,如果不需要的話,就要有意識的遠離手機,實施減法原則及向時間殺手說不,才能做好時間管理。

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  • Sufen

    2020 年 1 月 24 日

    時間真的不夠用,我盡量不看以前最愛的戲劇,希望可以多點時間留給重要的事情

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 24 日

      sufen 你好,把追劇當作休閒時間的娛樂還是可以的,不過如果發現追劇成為時間殺手,就要有意識的遠離了,建議可以奉行減法原則,在處理重要的事情時,不要讓自己輕易的可以取得手機或平板,先專心的完成重要的事,再來看劇給自己一點獎勵,如此也會比較有進行的動力!

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  • ethon

    2020 年 1 月 25 日

    「時間殺手」真的超可怕,
    有時候時間就這樣默默地溜走了,
    尤其是「手機」,
    放在旁邊真的就是會手賤去拿起來滑一下,
    或是回覆完訊息,默默地就點開下一個app,
    真的是需要好好的想個辦法解決這種問題!!

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  • 陳佳鴻

    2020 年 1 月 26 日

    時間觀念很重要 謝謝版主的細心分享

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 27 日

      佳鴻你好,很高興能夠聽到你這麼說,建議可以嘗試看看上述8個時間管理的必修學分,一段時間後你將會發現自己不論是在生活、工作或是追求目標上,都會更有效率。也歡迎你分享給身邊有需要的人,讓更多人能夠了解到時間管理的重要性,由掌握自己的時間開始,進而掌握自己的職涯、掌握自己的人生。

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  • 維他命C

    2020 年 1 月 26 日

    懂得分割自己的情緒這點真的很重要
    一直沉浸在負面情緒做什麼事情都無法認真
    會一直恍神或分心
    最近有深深的體悟XD

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 27 日

      維他命C你好,無論遇到什麼事情,「活在當下」是我這幾年來最深刻的體悟。可能剛被客戶臭罵一頓卻必須上台向投資人做工作報告,可能上班受了主管的氣回家又必須當個好爸爸、好老公,這時試著培養自己能夠擁有隨時隨地分割情緒、轉換情緒的能力,避免陷入情緒以及時間的監牢裡,你將發現自己變得更有效率,也變得更加冷靜,能夠客觀分析,進而做出最好的判斷及處理。

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  • Ron

    2020 年 1 月 26 日

    版主說的好幾個重點真的都一針見血啊!!!
    很多事情其實自己明明都知道,但是就是需要別人點破!!!
    感謝版主再次提醒我!

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 27 日

      Ron你好,希望透過Jacky有系統性的整理與歸納,能夠以比較淺顯易懂的方式,將書中的有用資訊傳達給有需要的人,也歡迎多多分享給身邊的人,讓更多人能夠了解到時間管理的重要性。更重要的是能夠去實踐8個時間管理的必修學分,真心希望能為你帶來一些改變。

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  • Arthur

    2020 年 1 月 28 日

    感謝版大分享那麼實用的知識!
    “力行減法原則+將目標跟時間切割”這兩件事都很重要呢!
    時間真的是有稀缺性~我們都要珍惜時間!

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 30 日

      Arthur 你好,這2個方法Jacky都是經過實踐有效而推薦的,我之前常因為目標太難達成,覺得自己不可能辦到而半途而廢,藉由將目標與時間切割,定時定量完成設定的進度,除了感到很踏實之外,也會在過程中獲得成就感,我個人覺得不論要完成什麼事情,如果能夠獲得成就感,會大大提升成功可能性。

      至於力行減法原則,則是在短時間需要非常有效率的時候必備的,再奉行之後我發現專心度跟效率,有了相當大幅度的提升,誠心的推薦給你,也歡迎分享給身邊需要的家人朋友~

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  • Sherry

    2020 年 1 月 30 日

    時間真的比金錢更重要
    因為時間過了就沒了
    大家雖然都知道這個道理
    但是真的落實善用時間的人少之又少
    謝謝版主的分享

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    • Jacky Hong

      2020 年 1 月 30 日

      Sherry 你好,如同巴菲特小故事所說的,做得跟所想的經常是兩回事。日常生活中我們珍惜的是短暫的歡愉,卻輕易丟棄真正貴重的時間;另一方面我也認為由於時間太過於容易取得,所以導致人們更加不懂的珍惜、善用時間,希望能夠透過這篇文章的分析讓更多人知道時間的重要性,協助更多人透過時間管理,進而管理自己的職涯、管理自己的人生,也歡迎分享給身邊有需要的朋友們~

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